E-Mails versendet und empfängt jeder von uns massenweise jeden einzelnen Tag. Im Jahr 2018 waren es in Deutschland insgesamt 848,1 Milliarden E-Mails. Aber auch wenn das Versenden und Empfangen so geläufig ist, sehen wir oft genug noch Postfächer, die nicht optimal eingerichtet sind.
POP3
Das Post Office Protocol in der Version 3 bietet den Vorteil, dass Sie sämtliche E-Mails herunterladen und auf dem eigenen Computer speichern. So sparen Sie Speicherplatz auf dem Server und Verbindungszeit mit dem Internet. Was in den Anfangszeiten des Internets als Vorteil gesehen werden konnte, da Speicherplatz teuer und die Zeit im Internet minutengenau abgerechnet wurde. Zu der heutigen Zeit der Flatrate-Tarife und kostenlos verfügbaren Speicherplatz spielt dies jedoch kaum mehr eine Rolle. Entscheidender Nachteil ist, dass bei mehreren verknüpften Geräten keine Synchronisation erfolgt. Sie müssen eine E-Mail also jedes Mal von allen Geräten einzeln löschen. Der Flut an Spam E-Mails wird man so kaum noch Herr. Auch sind Sie für die Sicherung der Mails selbst verantwortlich, da diese ausschließlich auf Ihrem Computer gespeichert sind. Denn je nach Einstellung Ihres E-Mailprogramms werden diese automatisch vom Server gelöscht.
IMAP
Das Internet Message Access Protocol schafft hier Abhilfe. Sämtliche verbundenen Geräte synchronisieren sich regelmäßig mit dem Server. Löschen Sie bspw. eine E-Mail auf Ihrem Computer, ist diese auch auf den anderen Geräten wie Smartphone oder Tablet in dem Papierkorb gelandet. Zu Zeiten von Smartphone und Tablet ist das ein entscheidender Vorteil. Auch finden Sie alle gesendeten E-Mails auf allen Geräten wieder. Der Hauptspeicherort der E-Mails ist der Server. Dieser steht in einem gut gekühlten und gewarteten Rechenzentrum. Dass Ihre Daten dort durch einen technischen Defekt verloren gehen, ist daher eher unwahrscheinlich. Geht einmal Ihr Computer kaputt oder wird durch eine Ransomware verschlüsselt, reicht die erneute Einrichtung des Postfachs auf einem neuen Gerät und alle Ihre E-Mails sind wie gewohnt verfügbar.
Exchange
Bietet alle Vorteile von IMAP und darüber hinaus noch viele weitere Extras. Über das Exchangeprotokoll können Sie bspw. auch Ihr Kontaktbuch oder Kalender auf alle Geräte synchronisieren. Auch können Stellvertretungen einfach eingerichtet werden, sodass in Ihrer Abwesenheit ein Arbeitskollege Ihre E-Mails einsehen und beantworten kann. Daher ist dies gerade für Firmen meist die erste Wahl. Allerdings ist diese Softwarelösung größtenteils kostenpflichtig und muss pro Benutzer lizenziert werden.
Unser Tipp
Prüfen Sie, welche Version Sie verwenden, indem Sie sich in Ihrem E-Mail-Programm die Kontoeinstellungen genauer ansehen. In Outlook finden Sie diese unter: Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen In Thunderbird finden Sie diese unter: Menü > Konten-Einstellungen > Server-Einstellungen Sollten Sie noch ein POP3 Postfach in Verwendung haben, empfiehlt sich der Wechsel auf das IMAP Protokoll. Die meisten Mailprovider bieten beide Möglichkeiten kostenlos an.
